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¿Qué significa que el acta del condominio esté protocolizada?

Como administrador de una comunidad de propietarios, es posible que haya escuchado el término "protocolizar" en relación con las actas de asamblea. Este término se utiliza cuando se requiere un documento con validez legal para garantizar que ciertas partes cumplan con ciertos términos.

Los notarios están autorizados por la ley a certificar la autenticidad de las firmas y los documentos. Comprueban que la firma de un documento coincide con la de la persona que solicita sus servicios.

Los procedimientos notariales adecuados exigen que el contenido de cada documento se transcriba con un número único y se devuelva a la autoridad correspondiente o a la parte interesada.

¿Qué significa que el acta del condominio esté protocolizada?

Notario protocolizando el acta de asamblea

La protocolización funciona para contar con un aval legal del acuerdo que se está efectuando. El Notario archiva el documento para que poder hacer usarlo en casos de extravío o incumplimiento.  En el Código Federal de Procedimientos Civiles se indica que este escrito contiene una declaración de verdad, y da fe de la existencia de esta.

Hacienda exige que para dar un aviso de actualización a todos los que forman parte de una sociedad (asociación de colonos o de vecinos), se adjunte un documento notarial en el que se describan las modificaciones e incorporaciones.

Es importante señalar que las actas solo se pueden protocolizar si la asociación de vecinos o de colonos así lo requiere.

¿Qué documentos son necesarios para la protocolización?

  • Identificación oficial y datos generales del delegado (lugar y fecha de nacimiento, estado civil, domicilio, número telefónico, RFC, CURP y ocupación).
  • Acta a protocolizar en original. 
  • Lista de asistencia de la asamblea. Debe estar firmada por los asistentes.
  • Antecedentes de la sociedad (reformas a los estatutos, cambios de denominación, cambios de domicilio, fusiones, escisiones, disolución, etc.)
  • Copias del CIF de los socios. Los extranjeros deberán presentar una forma migratoria.

Asambleas ordinarias y extraordinarias

No solo hay una diferencia entre las asambleas ordinarias y las extraordinarias: también deben llevarse a cabo de acuerdo con diferentes formalidades e incluir diferentes temas.

Las asambleas ordinarias se asentarán únicamente en el libro respectivo y serán firmadas por el secretario y el presidente. Las actas de asamblea extraordinarias serán protocolizadas ante un Notario público.

Herramientas para Asambleas de Condominio

Las Asambleas tienen como objetivo resolver los problemas que afectan al condominio. Disponer de una herramienta de votación y encuesta a los condóminos, les facilita la consecución de sus objetivos.

Miles de administradores utilizan un software de administración de condominios (como ComunidadFeliz) para crear y responder votaciones de asambleas muy fácil y rápido. Nuestros Administradores son expertos en administración y uso de sistemas tecnológicos para aumentar bienestar de los condóminos.

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